Sumário
A organização documental é um elemento essencial para a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional. Arquivos bem estruturados garantem acesso rápido à informação, segurança jurídica e otimização de tempo e recursos.
A oficina prática “Técnicas de Classificação e Organização de Arquivos”, com duração de 4 horas, apresenta os principais métodos, normas e ferramentas para uma gestão eficaz de arquivos físicos e digitais.
Com uma abordagem prática e dinâmica, os participantes aprenderão a aplicar sistemas de classificação, elaborar planos de arquivo e implementar rotinas de controlo documental no dia a dia das organizações.
Ao final, os participantes estarão aptos a estruturar sistemas de arquivo que facilitem o acesso, a conservação e a tomada de decisão, promovendo maior eficiência e qualidade nos processos administrativos.
Público-alvo
- Técnicos e assistentes administrativos;
- Arquivistas e responsáveis por arquivos institucionais;
- Secretários executivos e profissionais de apoio à gestão;
- Gestores públicos e privados;
- Profissionais de recursos humanos, contabilidade e finanças;
- Estudantes das áreas de administração, documentação e gestão pública.
Objectivos:
Objetivos Gerais:
Capacitar os participantes a aplicar técnicas eficazes de classificação, organização e controlo de arquivos, assegurando a gestão racional e o acesso eficiente à informação nas organizações.
Objetivos Específicos:
Ao concluir a oficina, os participantes deverão ser capazes de:
- Compreender os princípios e fundamentos da organização arquivística;
- Distinguir e aplicar diferentes métodos de classificação documental;
- Elaborar e implementar planos de arquivo adequados à sua instituição;
- Organizar e manter arquivos físicos e digitais de forma eficiente;
- Promover boas práticas de conservação e segurança documental.
Conteúdo programático:
Módulo 1 – Fundamentos da Organização de Arquivos:
- Conceitos básicos e objetivos da gestão documental;
- Importância da organização e classificação documental;
- Tipologia e funções dos documentos administrativos.
Módulo 2 – Técnicas e Métodos de Classificação:
- Métodos de classificação: alfabético, numérico, geográfico, cronológico e temático;
- Codificação e indexação de documentos;
- Estruturação de planos e tabelas de classificação;
- Princípios da tabela de temporalidade documental.
Módulo 3 – Organização e Manutenção de Arquivos:
- Princípios de arranjo e ordenação de arquivos;
- Sistemas de arquivo: físico, híbrido e digital;
- Equipamentos e suportes para conservação;
- Boas práticas de controlo e segurança da informação.
Módulo 4 – Exercício Prático e Aplicação:
- Simulação: classificação e organização de um conjunto documental;
- Discussão de casos reais e estratégias de melhoria contínua;
- Elaboração de um mini-plano de gestão arquivística.
Requisitos:
- Interesse em melhorar a organização administrativa e documental;
- Preferencialmente profissionais que lidem com gestão de documentos ou arquivos;
- Não é necessário conhecimento prévio, esta oficina de caráter introdutório e prático.
Modalidade:
Online - Zoom
Outras informações:
No processo de inscrição, deve sugerir a data (dia e horário) em que deseja participar da oficina, de acordo com a sua disponibilidade, terá a resposta no prazo de 24 horas, por email ou por número de WhatsApp.
Esta oficina foi concebida para ser dinâmica e profundamente imersiva, decorrendo ao longo de 04 horas por zoom (regime online).
Uma oficina é uma formação de curta duração, focada em fornecer conhecimentos teóricos essenciais e, sobretudo, uma componente prática, que permite aos participantes aplicar imediatamente o que aprenderam. As oficinas são concebidas para serem dinâmicas, interativas e profundamente imersivas, garantindo uma assimilação eficaz dos conteúdos em pouco tempo.
A oficina será conduzida por profissionais experientes com experiência prática e pedagógica, garantindo que cada participante obtenha aprendizagem aplicável ao seu contexto profissional.
O que inclui a inscrição:
- Certificado de participação;
- Documentação de apoio, incluindo slides e materiais utilizados durante a oficina.
Pedidos de informação:
- Email: formacao@aprender-ao.com