Sumário
A gestão de agenda e a organização de reuniões são competências essenciais para profissionais que atuam no secretariado, na administração ou no apoio à direção.
Uma agenda bem estruturada garante o uso inteligente do tempo e a fluidez das atividades organizacionais, enquanto reuniões eficazes promovem decisões mais assertivas e produtivas.
Esta oficina prática visa desenvolver nos participantes a capacidade de planear, coordenar e gerir compromissos e reuniões com eficiência, reduzindo desperdícios de tempo e fortalecendo a imagem profissional e institucional.
Importância da Oficina:
Participar nesta oficina é uma oportunidade para adquirir competências práticas que aumentam a eficiência profissional e fortalecem a credibilidade do colaborador perante a equipa e a gestão.
Uma agenda bem organizada e reuniões produtivas resultam em economia de tempo, redução de conflitos e melhor comunicação interna.
Profissionais que dominam essas técnicas tornam-se peças-chave na estrutura administrativa, agregando valor à instituição e contribuindo para uma cultura de planeamento e resultados.
Público-alvo
- Profissionais de secretariado e apoio administrativo;
- Assistentes de direção e gestores de escritório;
- Técnicos de gestão e assessores;
- Estudantes de administração e secretariado executivo;
- Colaboradores interessados em aperfeiçoar a sua organização pessoal e profissional.
Objectivos:
Objetivos Gerais:
Capacitar os participantes a gerir agendas profissionais e organizar reuniões de forma eficiente, aplicando técnicas de planeamento, comunicação e acompanhamento de resultados.
Objetivos Específicos:
No final da oficina, os participantes serão capazes de:
- Compreender a importância da gestão do tempo e da agenda no contexto organizacional;
- Dominar técnicas para planear, agendar e coordenar compromissos e reuniões;
- Desenvolver competências para a redação e distribuição de pautas, atas e registos;
- Aplicar boas práticas de comunicação antes, durante e após as reuniões;
- Utilizar ferramentas digitais de apoio à gestão de tempo e reuniões.
Conteúdo programático:
Módulo 1 – Introdução à Gestão de Agenda:
- Conceito e importância da gestão de tempo e agenda;
- Diferença entre agenda pessoal e agenda profissional;
- Princípios de organização e priorização de tarefas;
- Ferramentas e métodos de gestão (Eisenhower, Pomodoro, Kanban, etc.).
Módulo 2 – Planeamento e Coordenação de Compromissos:
- Planeamento diário, semanal e mensal;
- Identificação de prioridades e urgências;
- Técnicas de agendamento de reuniões e compromissos múltiplos;
- Uso de ferramentas digitais (Outlook, Google Calendar, Trello).
Módulo 3 – Organização de Reuniões Eficientes:
- Tipos e objetivos das reuniões;
- Planeamento prévio: definição de pauta, local e participantes;
- Técnicas de gestão do tempo durante reuniões;
- Papel do secretário/assistente antes, durante e depois da reunião;
- Registo de decisões e encaminhamentos.
Módulo 4 – Elaboração de Documentos de Reunião:
- Estrutura e linguagem da convocatória;
- Elaboração de pautas objetivas;
- Técnicas de redação de atas e registos de reunião;
- Comunicação pós-reunião: distribuição de atas e follow-up de tarefas.
Requisitos:
- Ensino médio completo ou em curso;
- Conhecimentos básicos de informática (Word, e-mail e calendário digital);
- Interesse em desenvolver competências organizacionais e administrativas.
Modalidade:
Online - Zoom
Outras informações:
Inscrição na Oficina:
No processo de inscrição, deve sugerir a data (dia e horário) em que deseja participar da oficina, de acordo com a sua disponibilidade, terá a resposta no prazo de 24 horas, por email ou por número de WhatsApp.
Esta oficina foi concebida para ser dinâmica e profundamente imersiva, decorrendo ao longo de 04 horas por zoom (regime online).
Uma oficina é uma formação de curta duração, focada em fornecer conhecimentos teóricos essenciais e, sobretudo, uma componente prática, que permite aos participantes aplicar imediatamente o que aprenderam. As oficinas são concebidas para serem dinâmicas, interativas e profundamente imersivas, garantindo uma assimilação eficaz dos conteúdos em pouco tempo.
A oficina será conduzida por profissionais experientes com experiência prática e pedagógica, garantindo que cada participante obtenha aprendizagem aplicável ao seu contexto profissional.
O que inclui a inscrição:
- Certificado de participação;
- Documentação de apoio, incluindo slides e materiais utilizados durante a oficina.
Pedidos de informação:
- Email: formacao@aprender-ao.com