Sumário
A correta estruturação e organização de documentos administrativos é essencial para garantir a eficiência, transparência e continuidade das atividades organizacionais.
Documentos bem elaborados e sistematicamente arquivados facilitam o acesso à informação, reduzem erros e asseguram a integridade dos registos institucionais.
Esta oficina prática tem como objetivo desenvolver competências para a criação, formatação e organização adequada de documentos administrativos, seguindo princípios de padronização e boas práticas de gestão documental.
Durante as 3 horas, os participantes compreenderão as estruturas fundamentais dos documentos administrativos, aprenderão técnicas de classificação, codificação e arquivamento e realizarão exercícios práticos de organização documental.
Mais do que aprender a “guardar papéis”, esta formação ensina a gerir a informação administrativa como um ativo estratégico para a tomada de decisões e o funcionamento eficiente das instituições.
Importância da Oficina:
A oficina “Estrutura e Organização de Documentos Administrativos” é essencial para quem deseja trabalhar de forma mais eficiente, organizada e profissional no ambiente institucional.
Dominar as técnicas de estruturação e organização documental significa controlar o fluxo da informação, evitar perdas e retrabalhos e fortalecer a imagem de seriedade e credibilidade da organização.
Ao final desta formação, o participante estará apto a gerir e estruturar documentos com rigor técnico e sentido estratégico, contribuindo diretamente para a produtividade e a eficiência administrativa.
Público-alvo
- Técnicos e assistentes administrativos;
- Secretários e profissionais de apoio à direção;
- Servidores públicos e colaboradores de empresas privadas;
- Profissionais de arquivo e gestão documental;
- Estudantes de Administração, Gestão e Secretariado;
- Todos os que desejam aprimorar suas competências em organização documental.
Objectivos:
Objetivos Gerais:
Capacitar os participantes a compreender, estruturar e organizar documentos administrativos de forma padronizada e eficiente, garantindo a preservação, o acesso e o uso adequado da informação institucional.
Objetivos Específicos:
No final da oficina, os participantes deverão ser capazes de:
- Compreender a importância da estrutura e organização documental na administração;
- Identificar os principais tipos de documentos administrativos e suas finalidades;
- Estruturar corretamente documentos de acordo com normas técnicas e institucionais;
- Aplicar métodos e critérios de classificação, codificação e arquivamento;
- Utilizar técnicas básicas de gestão documental para aumentar a eficiência organizacional;
- Desenvolver boas práticas para o controlo, tramitação e conservação de documentos.
Conteúdo programático:
Módulo 1 – Introdução à Estrutura dos Documentos Administrativos:
- Conceito e importância dos documentos administrativos;
- Elementos essenciais de um documento: forma, conteúdo e função;
- Tipologia documental: correspondências, relatórios, atas, ofícios, circulares, memorandos, etc;
- Princípios da redação e formatação de documentos administrativos;
- Exercício: identificação dos elementos estruturais em exemplos de documentos reais.
Módulo 2 – Organização e Gestão Documental:
- Diferença entre documento, processo e dossiê;
- Métodos de classificação: alfabético, numérico, geográfico, temático e misto;
- Codificação e indexação de documentos;
- Protocolo de entrada e saída de documentos;
- Ciclo de vida do documento (produção, uso, arquivamento e eliminação).
Módulo 3 – Padronização e Boas Práticas de Arquivo:
- Regras de padronização documental e gestão da informação;
- Estrutura física e digital dos arquivos administrativos;
- Boas práticas de conservação e digitalização de documentos;
- Check-list para auditoria documental;
- Simulação: criação de um pequeno sistema de organização de arquivo.
Requisitos:
- Ensino médio completo (preferencial);
- Noções básicas de leitura, escrita e uso de computador;
- Interesse em desenvolver competências administrativas e de gestão documental.
Modalidade:
Online - Zoom
Outras informações:
Inscrição na Oficina:
No processo de inscrição, deve sugerir a data (dia e horário) em que deseja participar da oficina, de acordo com a sua disponibilidade, terá a resposta no prazo de 24 horas, por email ou por número de whatsapp.
Esta oficina foi concebida para ser dinâmica e profundamente imersiva, decorrendo ao longo de 03 horas por zoom (regime online).
Uma oficina é uma formação de curta duração, focada em fornecer conhecimentos teóricos essenciais e, sobretudo, uma componente prática, que permite aos participantes aplicar imediatamente o que aprenderam. As oficinas são concebidas para serem dinâmicas, interativas e profundamente imersivas, garantindo uma assimilação eficaz dos conteúdos em pouco tempo.
A oficina será conduzida por profissionais experientes com experiência prática e pedagógica, garantindo que cada participante obtenha aprendizagem aplicável ao seu contexto profissional.
O que inclui a inscrição:
- Certificado de participação;
- Documentação de apoio, incluindo slides e materiais utilizados durante a oficina.
Pedidos de informação:
- Email: formacao@aprender-ao.com