Sumário
A gestão documental é um pilar essencial da administração moderna. Uma instituição organizada documentalmente garante eficiência, transparência e continuidade administrativa. No contexto empresarial e público, saber arquivar, classificar e recuperar documentos de forma ágil e segura é uma competência indispensável.
Esta oficina prática capacita os participantes a compreender os princípios da gestão documental e do arquivo, desde a produção até à eliminação ou guarda permanente dos documentos. O participante aprenderá técnicas e normas que asseguram o correto fluxo informacional e o cumprimento de exigências legais e organizacionais.
Importância da Oficina:
A oficina de Arquivo e Gestão Documental é fundamental para qualquer profissional que deseje melhorar a eficiência administrativa e garantir o bom funcionamento dos fluxos informacionais de uma instituição.
Através de práticas modernas e técnicas de arquivo, o participante aprenderá a otimizar espaços, reduzir o tempo de busca por documentos e assegurar a integridade das informações.
Em contextos empresariais e públicos, o domínio da gestão documental é um diferencial que fortalece a credibilidade da organização, melhora a transparência e promove a tomada de decisões com base em informações confiáveis e bem organizadas.
Público-alvo
- Profissionais de secretariado, administração e arquivo;
- Técnicos administrativos e de gestão documental;
- Colaboradores de departamentos públicos e privados;
- Estudantes e formandos das áreas de gestão, arquivo e documentação.
Objectivos:
Objetivos Gerais:
Capacitar os participantes a aplicar métodos e técnicas de gestão documental e arquivística, assegurando a organização, preservação e acesso eficiente às informações institucionais.
Objetivos Específicos:
No final da oficina, os participantes serão capazes de:
- Compreender os fundamentos e a importância da gestão documental no contexto organizacional;
- Identificar as fases do ciclo de vida dos documentos;
- Aplicar técnicas de classificação, protocolo, tramitação e arquivamento;
- Distinguir arquivos correntes, intermediários e permanentes;
- Conhecer boas práticas de conservação e digitalização documental.
Conteúdo programático:
Módulo 1 – Fundamentos da Gestão Documental:
- Conceitos de documento, arquivo e gestão documental;
- Objetivos e princípios da gestão documental;
- Ciclo de vida do documento (produção, utilização, destinação);
- Legislação e normas aplicáveis à gestão de documentos.
Módulo 2 – Tipologia e Classificação Documental:
- Tipos de documentos administrativos e suas finalidades;
- Sistemas de classificação (alfabético, numérico, temático, cronológico);
- Indexação e codificação documental;
- Boas práticas para registro e controle de entrada e saída de documentos.
Módulo 3 – Arquivo e Protocolo Administrativo:
- Diferença entre arquivo e protocolo;
- Organização física e digital dos arquivos;
- Fluxo documental e tramitação de expedientes;
- Tabela de temporalidade e avaliação documental;
- Critérios de transferência, recolhimento e eliminação de documentos.
Módulo 4 – Preservação e Digitalização de Documentos:
- Técnicas de conservação preventiva e acondicionamento;
- Gestão de documentos digitais e eletrónicos;
- Riscos e segurança da informação documental;
- Introdução à digitalização e arquivo eletrônico;
- Tendências modernas em gestão documental.
Requisitos:
- Ensino médio completo ou em curso;
- Conhecimentos básicos de informática e organização administrativa;
- Interesse em desenvolver competências práticas de arquivo e gestão documental.
Modalidade:
Online - Zoom
Outras informações:
Inscrição na Oficina:
No processo de inscrição, deve sugerir a data (dia e horário) em que deseja participar da oficina, de acordo com a sua disponibilidade, terá a resposta no prazo de 24 horas, por email ou por número de WhatsApp.
Esta oficina foi concebida para ser dinâmica e profundamente imersiva, decorrendo ao longo de 04 horas por zoom (regime online).
Uma oficina é uma formação de curta duração, focada em fornecer conhecimentos teóricos essenciais e, sobretudo, uma componente prática, que permite aos participantes aplicar imediatamente o que aprenderam. As oficinas são concebidas para serem dinâmicas, interativas e profundamente imersivas, garantindo uma assimilação eficaz dos conteúdos em pouco tempo.
A oficina será conduzida por profissionais experientes com experiência prática e pedagógica, garantindo que cada participante obtenha aprendizagem aplicável ao seu contexto profissional.
O que inclui a inscrição:
- Certificado de participação;
- Documentação de apoio, incluindo slides e materiais utilizados durante a oficina.
Pedidos de informação:
- Email: formacao@aprender-ao.com